FOIRE AUX QUESTIONS
Demande d'entrée en USP par ViaTrajectoire
À propos de mon compte
Je n’ai pas de compte ViaTrajectoire, comment en obtenir un ?
Etablissements de soins (MCO, SSR, HAD, USP, SSIAD, Prado) : La création d'un compte Via Trajectoire est faite en première intention par le référent structure ou unité de l’établissement. Pour les nouveaux adresseurs ou les établissements sans référent, contactez le support viatrajectoire@sesan.fr.
Professionnels libéraux : Vous pouvez créer votre compte grâce à la procédure suivante connexion_MDV.pdf (sante-ra.fr).
Autres structures : Contacter le support viatrajectoire@sesan.fr.
Qui sont les professionnels concernés en établissement de soins (MCO, SMR, HAD, USP) ?
La prescription de « suites de soins » et l’acceptation d’une demande d’admission en SMR, USP, HAD ou en organisation de soins sur les lieux de vie sont des actes médicaux et relèvent, à ce titre, de la responsabilité médicale. Le remplissage de la demande d’admission et la réponse à une demande d’admission peuvent faire intervenir différents acteurs des services de soins (médecin, interne, cadre de santé, infirmier, secrétaire médicale, assistant social, etc.).
Les données saisies sont toujours de la responsabilité :
- Du médecin qui a prescrit l’orientation en ce qui concerne les données saisies dans la demande d’admission (son nom y figure obligatoirement),
- Du médecin de l’unité contactée (SMR, USP, HAD, etc.) en ce qui concerne les données saisies dans la réponse à une demande d’admission.
Je suis médecin généraliste, est-ce que j’ai besoin de ma carte CPS pour me connecter ?
Vous en avez besoin pour la première connexion. Ensuite vous pourrez utiliser la carte e-CPS ou l'identifiant et le mot de passe que vous aurez défini.
Je travaille dans un établissement de soins, est-ce que j’ai besoin de ma carte CPS pour me connecter ?
Actuellement non, vous pouvez vous connecter avec le nom d’utilisateur et le mot de passe fournis par le référent ViaTrajectoire de votre établissement. Vous pourrez vous connecter avec votre carte CPS après une première connexion par nom d’utilisateur.
Je suis prescripteur
Quels sont les éléments essentiels pour remplir une demande d’admission dans ViaTrajectoire ?
Les éléments essentiels au bon remplissage du dossier sont :
Les éléments administratifs du dossier patient, en mettant en œuvre les bonnes pratiques décrites dans le référentiel national d’identitovigilance (plus d'informations ici) ;
La pathologie principale du patient, les comorbidités ainsi que les antécédents ;
L’ordonnance en cours ;
Les soins infirmiers réalisés ;
Les derniers compte-rendu d’hospitalisation et d’examens.
Plus le dossier est complet et les informations exactes, claires, précises et significatives, plus la demande a de chance d’aboutir (Art 2 des CGU). Les informations doivent être pertinentes au regard de la situation du patient.
Peut-on joindre des fichiers complémentaires, des comptes rendus, etc… ?
Oui, c’est tout à fait possible. Vous trouverez l’item dans "Contenu du dossier" sur la droite de votre écran, sous les 5 volets à renseigner.
Je dois demander l’admission de mon patient en Unité de Soins Palliatifs par ViaTrajectoire, comment faire ?
Une fois le dossier de votre patient créé dans ViaTrajectoire, choisissez comme orientation « Adulte » puis « Pathologies avec besoin de soins palliatifs ». Vous pourrez alors déterminer s’il s’agit d’un séjour pour une « Phase palliative terminale » ou pour une « Situation palliative en dehors d’une phase terminale ».
Si une demande de SMR ou autre a déjà été faite sur ViaTrajectoire, est-ce que le dossier administratif du patient se renseigne automatiquement ?
Tout à fait, vous devez simplement vérifier que les informations sont à jour.
Est-ce que nous parlons d'une demande d'hospitalisation en unité ou également d’une demande d'intervention en établissement d'une équipe mobile ?
Nous parlons d'une demande d'admission en USP. Il n'est pas prévu actuellement d'ajouter les demandes à destination des EMSP.
Ma demande est urgente, comment puis-je le signaler ?
Il n’est pas possible de définir de niveau d’urgence dans ViaTrajectoire. Nous vous invitons à envoyer la demande avec une date d’admission proche et appeler les USP concernées.
Comment est-ce que je peux communiquer avec l’USP ?
Il n’existe pas de messagerie interne sur ViaTrajectoire. Vous pouvez trouver les informations de contacts (adresse postale, numéro de téléphone, adresse mail) sur la fiche établissement lors de la demande d’orientation vers l’USP ou sur l’annuaire de ViaTrajectoire.
Je veux réaliser une demande anticipée d’admission en Unité de Soins Palliatifs par ViaTrajectoire, comment faire ?
Il est possible de faire une demande d’admission anticipée si une date d’hospitalisation est programmée, par exemple après une radiothérapie ou dans le cadre d’un répit familial. Lors de la création du dossier, dans le volet Administratif et social, vous pouvez renseigner l’item « Anticipée avant hospitalisation » en renseignant la date d’admission souhaitée. L’USP aura l’information que la demande est anticipée avant hospitalisation.
Il n’est pas possible d’envoyer une demande sans date programmée comme auparavant avec le formulaire d’admission. Cependant, vous pouvez préparer le dossier de votre patient et sélectionner les USP à solliciter sans l’envoyer. Cela vous permettra de n’avoir qu’à le mettre à jour et l’envoyer lorsqu’une admission sera devenue nécessaire. Le dossier peut également être transféré à l’équipe la plus susceptible d’envoyer la demande quand elle sera nécessaire.
Peut-on cocher plusieurs motifs d'adressages (ex fin de vie et symptômes) ?
Il n’est possible de sélectionner qu’un seul motif d’adressage qui doit être le motif principal. Vous pouvez préciser les symptômes dans les comorbidités pouvant influer la prise en charge dans le volet médical.
Le patient a été vu en hôpital de jour ou va sortir à domicile, est-ce que je peux transférer son dossier préparé vers l’HAD, le DAC, l’EMSPT ou son médecin traitant ?
Oui, il est possible de transférer un dossier vers un autre établissement par la fonctionnalité « Transfert patient ». Vous devez simplement renseigner l’établissement, ainsi que l’unité, vers lequel le patient doit être transféré.
Est-ce que je peux savoir si une demande anticipée a déjà été faite pour le patient que je suis ?
Il est possible de visualiser les demandes anticipées depuis le tableau de bord prescripteur sur l’onglet « Anticipées ». Cela vous permettra de voir l’ensemble des dossiers non encore admis au sein d’une unité. Pour savoir si une demande a été effectuée par une autre équipe, en la créant avec les nom, prénom, date de naissance du patient, il vous sera indiqué qu'un dossier existe déjà.
Est-il possible de préciser que la demande a été rédigée par un infirmier/une infirmière pour des questions de responsabilités ?
Dans les bonnes pratiques, le volet médical doit être validé par un médecin.
Comment suivre la demande lors de l'absence d'un salarié ?
Chaque personne habilitée a accès aux demandes suivies par les autres via le même tableau de bord partagé.
J’ai transféré le dossier d’un patient vers l’HAD et je ne le vois plus dans mon tableau de bord, que se passe-t-il ?
Un dossier Via Trajectoire ne peut dépendre que d’une seule structure. En le transférant, vous ne pouvez plus y accéder.
J’ai transféré le dossier d’un patient vers son médecin traitant et je le vois toujours dans mon tableau de bord, que se passe-t-il ?
Le médecin traitant doit confirmer que le patient fait bien parti de sa patientèle afin que le dossier puisse lui être transféré.
Je gère les admissions en Unité de Soins Palliatifs
Comment puis-je savoir à quelles autres USP la demande a été envoyée ?
Dans le tableau de bord, il vous suffit de cliquer sur le symbole situé dans la colonne « Envoyée à ».
Je souhaite prioriser les demandes dans le tableau de bord, est-ce possible ?
Cette fonction n’est pas implémentée dans la version actuelle de ViaTrajectoire.
Comment est-ce que je peux communiquer avec le prescripteur ?
Chaque utilisateur peut trouver les informations de contact sur la fiche établissement (adresse postale, numéro de téléphone, adresse mail) lors de la demande d’orientation vers l’USP ou sur l’annuaire de ViaTrajectoire.
Quelle est la signification de la colonne « Urgent » dans le tableau de bord côté receveur ?
Cette colonne correspond à la déclaration d’un plan blanc ou d’un patient COVID.
Quelle est la signification de la colonne « Demande anticipée » dans le tableau de bord côté receveur ?
La colonne « Demande Anticipée » dans le tableau de bord receveur correspond aux demandes adressées avant le début d’hospitalisation d’un patient qui est donc à domicile.
A quoi sert l’accord de principe ?
Il est pertinent de donner un accord de principe lorsque vous ne pouvez pas vous prononcer de façon assurée sur la date d’admission possible ou si vous souhaitez plus d’informations. Vous devrez alors indiquer une date ou un délai d’admission et accompagner votre réponse d’un commentaire pour justifier votre choix, et notamment, préciser le type d’informations à compléter.
J’ai validé une demande mais un cas de force majeure m’oblige à l’annuler, comment puis-je faire ?
Seul le prescripteur peut annuler la demande une fois celle–ci acceptée. Nous vous invitons à prendre contact avec ce dernier afin de l’informer et de prévoir la réorientation du patient.
Je n’ai pas de place mais je sais qu’une autre unité en a, est-ce que je peux transférer la demande moi-même ?
Seul le prescripteur peut ajouter des demandes. Nous vous invitons à prendre contact avec ce dernier afin de lui signaler la disponibilité des places dans un autre établissement.
A quoi correspond l’admission directe ?
Lorsque vous effectuez une demande sur votre propre unité, cela entraîne une admission directe. Elle permet de tracer directement dans les tableaux de bord la présence ou l’entrée d’un patient dans l’unité.
Les statistiques
Je souhaite consulter les données concernant mon activité, est-ce possible ?
Si vous avez été habilité à le faire, c’est tout à fait possible. ViaTrajectoire propose un module, OBSERVATOIRE, dédié à l’analyse de l’offre et des besoins, sur votre territoire ainsi que l’analyse de l’activité de votre structure.
Quelles sont les données que je peux obtenir ?
Concernant votre unité, vous pouvez accéder à trois types d’information : Flux, indicateurs de gestion ; Profil patients proposés, admis ; Séjours prolongés.
Pour votre structure, vous pouvez accéder à quatre types d’information : Tableau d’analyse synthétique et compléments ; Flux, indicateurs de gestion ; Profil patients proposés, admis ; Tableau d’analyse synthétique (format PDF).
Questions diverses
Comment renseigner les adresses qui recevront les mails informant des demandes ?
Chaque personne bénéficiant d’un accès à ViaTrajectoire peut renseigner son adresse mail et paramétrer son compte pour recevoir ou non des notifications mails.
A quelle fréquence est-ce que je vais recevoir des mails liés à ViaTrajectoire ?
Si la case "Réception des mails" a été cochée lors de votre habilitation, vous recevrez une alerte dans votre boite de réception pour chaque action dans ViaTrajectoire.
Dans notre équipe il n'y a pas de mail personnalisé mais un mail d'équipe, est-il possible d'avoir une habilitation au nom de l’équipe ?
Dans les bonnes pratiques, chaque personne de l’équipe doit avoir un compte personnel. Cela permet de déterminer les responsabilités de chacun et de savoir qui a fait quoi dans la demande.
Est-ce que mon logiciel métier peut être interopéré avec ViaTrajectoire ?
Les API (interfaces de programmation d'application) permettent le transfert d’informations d’un logiciel de gestion du Dossier Patient Informatisé (DPI) vers ViaTrajectoire en vue d’initialiser une demande d’orientation. Sur ViaTrajectoire, un certain nombre de logiciels, dont vous trouverez la liste ci-dessous, peuvent bénéficier d’une interopérabilité. Vous pouvez contacter le support viatrajectoire@sesan.fr pour vous accompagner dans cette démarche.
